放手去做——GTD学习心得

2010-08-14 15:22

GTD即Getting Things Done,是企业高管培训专家David Allen所创的一种闻名于世的高效时间管理方式。此人曾经从事魔术师、侍者、空手道教练、园艺设计者、维他命销售员、车床车工、导游、加油站经理、搬家公司的业务员、摩托自行车销售员、餐馆的厨师等一系列职业,他的经历如此之丰富,精力之旺盛,令人震惊(貌似与老罗有一拼)。

最初接触GTD时间管理方法来自同人于野的书评《GTD心法》,读完后很受启发。GTD一针见血地指出了压力的来源及应对策略,而《GTD心法》这篇书评高度概括了GTD的核心思想:

GTD 其实就是两点。

第一,清空你大脑的内存。把所有要做的事情分门别类,另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的,不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情,应该把大脑从这种思维中解放出来。

第二,把任何任务和项目具体成 actions。树立“next actions” 的观念。不管是什么任务项目,我们要问的问题是下一个动作是什么?只有这样才能把计划具体化,才能让我们随时把握该做什么。这样一来,在一个给定时间具体采取一个给定行动(action)的时候,我们才能做出最好的选择,而且对自己的行动选择有信心。

GTD 认为人生最大的不安的来源不是事情太多,而是有很多事情你该做却没有做,你跟人说了你要做却没有做。GTD 就是要确保你所有该做的事情都做到。

有两本书我每年都会至少读一遍,此书是其中一本,另外一本是《神奇的睡眠Powerful Sleep》。本文是这本《尽管去做——无压工作的艺术》的读书笔记。

1. 我的时间管理

其实是非常简单的三板斧:PRC,以我用的remember the milk 为例

  • C for Collect,收集。在任何时刻有一个需要做什么事情的想法都放到Inbox里面,做到事无巨细都收入囊中(Everything in a List),待处理或者归类,即便是看电影,也要放到list中。
  • P for Process,处理。把想法转化成具体的actions,反复问自己下一步怎么做、下一步怎么做。每一类actions放到一类list中,而一个action可以被多个list收录,比如我会有Inbox, BusinessBooks, just2do.it, Pre-work, Readings, Run+Audibles, Social, StumbleUpon, Writings, Sent, Due3Days。当然,有实效性的Action必须标注出due的日期;对执行地点要求高的action要标注@标签,比如@打电话可以和@散步一起做。这样,每当有空但不知道该干什么的时候,打开TODO list,就会像点菜一样随手看重要性、时效性、甚至是看心情挑出一件action做。这样,我们就能清空大脑,专注手头的事情的同时不遗漏生活中的任何一件事情。
  • R for Review,审查。人生的事件无穷无尽,我们不苛求每天一定要做多少事情,但是每天都应该意识到自己是谁自己要干什么。如果有事件Overdue,一定要有所处理,无论是Postpone也好,还是取消也好,一定要有所反应:要避免一堆事件在那里,自己都不知道有多少、需要多久去完成,会让人很沮丧。通过review,了解自己的习性,在下次定目标的时候,会更加科学合理,最好是能够比较准确地估计一件事情需要多久完成;甚至是知道自己在什么样的心情状况下的效率会有怎么样的不同。好的feedback绝对会振奋人心,尤其是当只有自己一个人努力的时候。

补充工具:

  • Cheat Sheet
    • Be conscious all the time 对我来说是一件很困难的事情,我们没有必要做每件事的时候都动脑子、每时每刻都绷紧着神经。当我们没有意识到自己没有动脑子的时候怎么办?我的做法是对照Cheat Sheet
    • 例如,每当我干活很累心生厌倦的时候,我会拿出一张"如果我干活很累"的Cheat Sheet,有如下内容
      • 先大口多喝水再说
      • 如果是上午,欢快地出去买杯咖啡
      • 如果是下午
        • 如果还需要继续干活,来一局星际,约半小时
        • 否则,出去跑步吧亲╭(╯3╰)╮
      • 如果是晚上,
        • 仰卧起坐、俯卧撑任你选
        • 给亲朋好友打电话
        • 来一局星际,约半小时
        • 洗洗睡吧
  • Reminder
    • 值得注意的是,TODO和reminder是需要分开对待的,不要指望一个TODO List软件提醒你一件突然出现的约会这种琐事,也不要用闹铃规定哪一段自我规划的时间应该干什么。每天每段事件必须在哪里干什么事情,那是小学生干的事情;人生充满不确定性,要预留空间。如果一个不得不去的约会打乱了规划好的工作时间,会导致沮丧,更重要的是,会损害规划的神圣性。
  • Tracker
    • Evernote: 每天写简单的日记
    • UP by Jawbone: 记录每天的睡眠和运动情况
    • Time Tracker Pro for Mac: 记录每天使用电脑不同软件的时间,每半个月通过记录的情况和自己的目标制定目标管理Management by Objectives 的计划

指导思想:

  1. 清空大脑中悬而未决的点子、约会,全部记录到工作篮或PDA中,全力解决当下的问题。

  2. 设定可衡量结束的无边界项目,把项目分解成行动,一环扣一环,一次只执行一个。

  3. 万事早考虑。

  4. 压力来自于对自己的承诺无能为力,只有三种解决方法:事先拒绝、立即去做、重新商议。

  5. 我的目标是:享受干活和生活的乐趣,最直接的体现是,不要背着书包去酒吧、做一个扫兴的同学。

当然在不得不必须达成某一件事情的时候,什么鬼规划和其他的鬼事情,都去死吧! 这是可以理解也是必须的 :D

2. 摘录

  1. 工作无边界:学习、业务、娱乐、生活、感情没有具体界限,也不必区分,都是things,是生命中不可缺少的乐趣。
  1. 把一切做得完美无缺是不可能的,但每一件事都可以被处理得更加完善。
  1. 关注价值观并不会使你的生活变得简单。它阐明意义,指导方向,而且带来更多复杂的情况。
  1. 你发挥能量的能力与你放松休息的能力直接成正比:力求达到心如止水:空空如也、一切就绪、波澜不惊。即使你并非处于最佳状态中,也没有理由变得松懈、低效。
  1. 任何造成你反应过度或不足的事情都可能控制住你。
  1. 任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的事物,都会盘踞在我们的脑海中,成为悬而未决的问题。
  1. 结果的可衡量化:怎样才算得上是“完成”了呢?因为“在知识工作中,任务没有被指定,它需要被确定。‘这项工作的预期成果是什么?’这是一个提高知识工作者工作效率的关键性问题。(德鲁克)当你无法确信自己的目标时,你永远不可能清楚什么时候可以感到满足。
  1. 你并不需要进行很多思考,仅仅需要一些,能够把你所承担的责任和投入的资源凝聚到一起就绰绰有余了。(集中优势兵力,各个歼灭敌人)你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。你没有理由两次产生同一想法,除非你对它情有独钟。
  1. 为什么问题悬而未决耗费精力?
    • 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么;
    • 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么;
    • 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。
  1. 持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中,是对时间和精力的最大浪费。——一次性、预防性地完成琐碎(集中打电话)
  1. 你首先需要培养一个习惯:在大脑中不留任何事情。(认识到自己是不足的)
    • 你不可能通过对5分钟进行管理,赚取6分钟的时间。
    • 你无法对付超载的信息量,否则,你会走进图书馆便立刻死掉。或者当你第一次连接因特网,甚至在你打开电话号码本时,你就会大发脾气,失去耐心。
    • 你不能管理重要事宜,你只是拥有它们。
  1. 事情极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。开始便是行动的一半。——断定达到什么目的,下一步怎么做
  1. 横向搜索事物,纵向思考事物。
  1. 具有灵活性的人是有福的,因为他们不会由于受到压力而不堪重负。
  1. 日程安排是一块神圣的领地。一旦在那里做下了标记,你就必须予以落实,或者根本不去碰它。日历上惟一允许出现的改变是,更改原定的日期。
  1. 把一切没有潜在行动价值或者参考价值的东西统统扔掉。如果你继续保留着这些东西并与其他的资料混为一谈,这些垃圾资料将会严重地损害这个系统的正常运转。
  1. 把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的。否则,面对堆积如山的工作,你会逐渐地变得无动于衷,不知道从哪里切入,或者不知道要做些什么。(区分“将来也许”和“必须”)
  1. 大多数人在清理、了结、阐明了他们所有的协议,并与别人重新审议了这些协议后,都会感到心满意足、状态良好。注意周都要坚持这样做,而不是每年。——不断巩固系统的完备性,愈发依赖,并借此提高内在动力。(总结、交流)
  1. 当你需要处理的事情远远地超越了你的应付能力,你需要做的便是相信自己的选择。
  1. 人们计划做得越多,形式越随意自然,他们获得的效果就越理想,同时,还释放了大量的精神压力。它碰巧符合我们天生的思考和策划的习惯。如果你在产生任何想法之前,一直等待着冒出一个好主意来,那么,你就不会拥有许多想法了。遵循大脑运作规律,逐渐进入状态。
  1. 提升个人工作效率的最佳和段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。
  1. 如果你的归档系统无法达到快速、有效、妙趣横生,那么你就会对整个过程产生抵触情结。
  1. 如果发现抽屉开始变得拥挤不堪,我就会在打电话等候时动手进行整理。在现实工作中的“火警区域”,如果归纳某项内容所需要的时间超过了60分钟,那你就不是在归纳文件,而是在堆放垃圾了。至少一年整理一次所有的文件夹。
  1. 考虑一下,那些收藏品和纪念物是否对你还存在任何意义。
  1. 千万不要让“并非那么重要的”陷阱吞噬掉你在家时的精力
  1. 一次一项内容、永远不再放回工作篮、加工处理的关键性问题:“下一步行动是什么?”
  1. 把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来
  1. 取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。
  1. 当底层已经陷入失控时,仍然试图按照由上而下的顺序,将有可能成为效率最为低下的方法。
  1. 准备行动,创造条件,对工作进行一些创造性的思考。然后,你就把大多数人远远地抛在后面了。
  1. 养成收集和自省的习惯:焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的,这是由于你撕毁了同自己签订的协议而导致后果。应该如何防止撕毁同自己签订的协议呢?如果你的消极情绪来自于毁约,那有3种方法来对付这种局面,所有这些方法都有助于摆脱不良的情绪、消除负面影响:
    • 不签订协议(一次只干一件事、勇敢说不)
    • 完成协议(切割细化,自下而上)
    • 重新协商协议(商议拖延比焦虑而无所作为好)
  1. 关注结果,尽早开始(早死早超生:几乎在任务下来的一刻脑袋里就有基本构思:知识性的工作中判定必须放在前期)

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